Beszámoló:
A beszámoló a legfontosabb információforrás a vállalkozás adott évi működéséről.
Ebből informálódhatnak a piac szereplői, a befektetők, a tulajdonosok, de még a menedzsment is. Ezért a beszámoló legfontosabb feladata, hogy megbízható és valós képet mutasson a vállalkozás vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről.
A beszámoló letétbe helyezésének a szabályai 2009.05.01-től megváltoztak. Azok a vállalkozások, akik 2009.05.01. előtt letétbe helyezték a beszámolójukat, ezt még papír alapon tehették. Azok viszont akik április 1. után küldték be a beszámolót, nekik már elektronikus úton kellett ezen kötelezettségüknek eleget tenni.
A vállalkozások által az Igazságügyi és Rendészeti minisztériumnak beküldendő beszámoló az alábbi részekből áll:
- adózott eredmény felhasználására vonatkozó határozat
- könyvvizsgálati jelentés (ha a vállalkozás könyvvizsgálatra köteles)
Amennyiben bármelyik dokumentum nem került feltöltésre, a beszámoló a közzétételi kötelezettségének nem tett eleget, azt meg kell ismételni a hiányzó dokumentumokkal kiegészítve!
A 2009.05.01-e után beküldött beszámolók jelenleg bárki számára hozzáférhetők az interneten keresztül. Ha meg szeretnénk nézni egy jövőbeni vagy akár jelenlegi üzleti partnerünk beszámolóját a következő linken megtehetjük:
Számla kitöltése:
Tapasztalataink szerint sok ember nem tudja, hogyan is kell helyesen kitölteni egy számlát.
Ugyanakkor az adóhatóság az ellenőrzései alkalmával előszeretettel bírságol mondván a számla nem felel meg a törvényben leírtaknak. A számla adattartalmát az áfa törvény 169. paragrafusa tartalmazza.
E szerint a számla kötelező adattartalma a következő:
- a számla kibocsátásának kelte
- a számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja
- a termék értékesítőjének neve, címe és adószáma
- a termék beszerzőjének neve, címe és adószáma
- az értékesített termék illetve szolgáltatás megnevezése (a VTSZ és az SZJ szám megnevezése nem kötelező de ajánlott!)
- adó alapja, a termék illetve szolgáltatás adó nélküli egységára
- áthárított adó mértéke, ha nem adómentes a számla
- adómentesség esetében, valamint abban az esetben, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett, egyértelmű utalás arra, hogy a számla adómentes illetve a másik fél az adófizetésre a kötelezett
- utazásszervezési szolgáltatás nyújtása, használt ingóság, műalkotás, vagy régiség értékesítése esetében jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy különös szabályokat alkalmazták
- pénzügyi képviselő alkalmazása esetében a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma.
Számlával egy tekintet alá eső okirat minimális adattartalma:
- az okirat kibocsátásának kelte
- az okirat sorszáma, amely az okiratot kétséget kizáróan azonosítja
- hivatkozás arra a számlára, amelynek adattartalmát az okirat módosítja
- a számla adatának megnevezése, amelyet a módosítás érint, valamint a módosítás természete, illetőleg annak számszerű hatása, ha ilyen van.
Gyakori hiba még ügyfeleinknél, hogy programmal kitöltött számla esetében kézzel javítanak bele a számlába. A programmal kiállított számla esetében kézi javítás nem megengedett. Stornó, illetve helyesbítő számla kiállítása ajánlott.
Fontos lehet még a számlázó programmal kiállított számla esetében, hogy a szoftver felhasználója rendelkezzen egy olyan nyilatkozattal a program fejlesztőjétől, hogy a törvényi előírásoknak mindenben megfelel. Ezt gyakran kérik is az ellenőrzések során.
Devizában kiállított ÁFÁ-s számla esetében az ÁFA összegét forintban is fel kell tüntetni a számlán. Az alkalmazott árfolyam alap esetben a számlavezető pénzintézet eladási árfolyama. (MNB árfolyam akkor alkalmazható, ha ez előre be lett jelentve a NAV felé.)
Kiküldetési rendelvény:
- A kiküldetési rendelvény hivatali, üzleti utazás elszámolására szolgáló szigorú számadás alá vont 2 példányos bizonylat.
Az 1. eredeti a cég (kiállító) példánya, a 2. másolati példányt a magánszemélynek kell megőriznie legalább 5 évig.
A bizonylat tartalmazza:
- a magánszemély nevét, adóazonosító jelét
- a hivatali, üzleti utazások célját, időtartamát, útvonalát
- amennyiben gépjárművel utazott, annak gyártmányát, típusát, forgalmi rendszámát, futásteljesítményét
- az utazási költségtérítést
- az élelmezési költségtérítést
- a költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat: az üzemanyag fogyasztási normát, a NAV által kiadott üzemanyag árat, a személygépkocsi-normaköltséget (9 Ft/km-ig adómentes)
A bizonylat megvásárolható nyomtatványboltban vagy a számlázó programhoz hasonlóan, olyan szoftver is alkalmazható, amely kihagyás nélkül automatikusan adja a következő sorszámot. Más formában készült kiküldetési rendelvény 2009.01.01-től nem elfogadott (excel tábla, stb.)
Nem kell cégautó adót fizetni a kiküldetési rendelvény alapján kapott gépkocsi költségtérítés miatt, abban az esetben sem, ha a költségtérítés meghaladja az igazolás nélkül elszámolható mértéket (személygépkocsi-normaköltsége magasabb 9 Ft/km-nél), amennyiben megfizetik utána az szja-t (9 Ft/km feletti rész).
- A Módtv. alapján a saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos, üzleti célú használata esetén elszámolható általános személygépkocsi-normaköltség 9 Ft/km-ről 15Ft/km-re emelkedik 2017. január 1-jétől.
Szigorú számadású nyilvántartás:
A számviteli törvény 168. paragrafusa szabályozza a szigorú számadású kötelezettséget.
Eszerint: "A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadás alá kell vonni."
Szigorú számadású nyomtatványok:
- Külföldi és belföldi kiküldetési rendelvény
- Készpénzcsekkek, elszámolási utalványok, szállítólevelek, ajándékozási utalványok, étkezési utalványok
- MÁV fuvarlevelek, tüzelőutalványok
- Kiadási és bevételi pénztárbizonylat, raktári bevételi és kiadási bizonylat, minőségtanúsítványok stb..
- Készpénzfizetési számla és az értékpapírok minden fajtája
A gépi úton kiállított számlák is szigorú számadásúak, a program kihagyás és ismétlés nélkül adhatja a sorszámot. A gépi úton kiállított számlák, egyszerűsített számlák és nyugták esetében a felhasználónak rendelkeznie kell a fejlesztő (programozó) nyilatkozatával, mely igazolja, hogy a használt szoftver minden törvényi előírásnak megfelel.
A szigorú számadású nyomtatványokról nyilvántartást kell vezetni de nem a könyvelőnek, hanem a számla tulajdonosának!
A szigorú számadású nyomtatványok értékesítésének nyilvántartása elnevezésű nyomtatvány a nyomtatványboltokban kapható.
A nyilvántartásban az alábbi adatok feltüntetése kötelező:
- a forgalmazó neve, címe, adóigazgatási azonosító száma,
- az értékesített nyomtatvány megnevezése, jele,
- a nyomtatvány kiadásának dátuma,
- a vevő neve, címe, valamint adóigazgatási azonosító száma,
- az értékesített nyomtatvány sorszáma (tól-ig), mennyisége,
- az értékesítésről kibocsátott számla sorszáma,
- az értékesített bizonylatot előállító nyomda megnevezése.
A tapasztalat azonban az, hogy a NAV elfogadja a nem nyomtatványboltban vásárolt szigorú számadású nyomtatvány nyilvántartó lapot is, ha tartalmazza a kötelező adatokat.
Bizonylat megőrzési idő:
A számviteli törvény 169. paragrafusa rendelkezik a bizonylat megőrzési időről.
"A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 10 évig köteles megőrizni."
A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó bizonylatokat legalább 8 évig kell megőrizni. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányára is vonatkozik a megőrzési kötelezettség.
Az elektronikus formában kiállított bizonylatokat is meg kell őrizni, úgy, hogy azokat utólag ne lehessen módosítani.
Pénztár:
A számviteli törvény a számviteli politika keretében szabályozza a pénztár kezelés fő szabályait, ez a pénzkezelési szabályzat.
A pénzkezelési szabályzatban a következőkről kell legalább rendelkezni:
- Pénzforgalom (készpénz és bankszámlán történő) lebonyolításának rendjéről
- Pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeiről
- Készpénzben és bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalomról
- Készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeiről és eljárási rendjéről
- Napi készpénz záró állomány maximális mértékéről
- Készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárásról
- Az ellenőrzés gyakoriságáról
- A pénzszállítás feltételeiről
- A pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjéről
- A pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokról
A pénztár bizonylat (kiadási és bevételi) a vállalkozás választása alapján készülhet kézzel- ez a nyomtatvány boltban kapható és szigorú számadású bizonylatnak számít - vagy géppel is, amelynek meg kell felelnie annak a főszabálynak, hogy az alkalmazott szoftver kihagyás és ismétlődés nélkül kell, hogy működjön.
A pénztárba be kell vezetni, minden olyan készpénz forgalmat, amely a vállalkozás számára bevétel vagy kiadás, abban az esetben is kell készülnie bizonylatnak, ha a bankból felvesznek vagy befizetnek készpénzt.
A pénztárat napi szinten kell vezetni, hogy minden nap végén megállapítható legyen a tényleges készpénz állomány. A pénztár egyenlege nem lehet negatív! Abban az esetben, ha nincs rá mód, hogy minden tranzakciónál pénztárbizonylat készüljön, akkor is legalább egy "kockás papíron" vezetni kell a pénzmozgást, annak a személynek, aki a készpénzt kezeli.
A készpénz napi záró állomány maximumáról a vállalkozás szabadon dönthet, de 2009. január 1-jétől a törvény korlátozza a napi készpénz záró állomány havi és vállalkozás szintű (minden készpénz forintos és valuta is összeszámítódik) átlagos mértékét, amelyet a számviteli törvény a rendelkezésre álló lezárt üzleti év alapján az összes bevétel 10 %-ában határoz meg, amennyiben nem éri el az 500 ezer forintot, akkor az 500 ezer forint.
Előleggel kapcsolatos tudnivalók:
Elszámolásra kiadott előleg:
Az elszámolásra kiadott előlegnél meg kell határozni:
- az előforduló jogcímeket,
- a felvehető összeg nagyságát,
- az elszámolás időtartamát,
- továbbá a kiadott összegek igénylési, engedélyezési, elszámolási, nyilvántartási és bizonylatolási rendjét.
Újabb előleg nem vehető fel, amíg az előző elszámolására nem került sor.
- Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket.
- Előleget az ügyvezető által aláírt bizonylat alapján lehet kifizetni, amelyen az összeg rendeltetése és az elszámolás határideje is szerepel.
- Az elszámolásra kiadott összegekről a pénztáros és a könyvelés is nyilvántartást vezet.
Elszámolásra kiadott előleg csak az alábbi célokra adható ki:
- temetési és szociális segélyre
- nemzetközi kapcsolatokkal összefüggő kiadásokra
Elszámolásra pénzt személyre szólóan, vagy postán keresztül, illetve bankszámlára történő közvetlen utalással, az arra feljogosított személyek utalványozása alapján lehet kifizetni. A meghatározott célra felvett összeg elszámolásának véghatárideje 30 nap. .
Az elszámolás módja mindig bruttó módon történik, tehát az elszámolandó összeget nem lehet az esetlegesen felvételre kerülő összegbe beszámítani.
Az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást kell vezetni, melynek a következő adatokat kell tartalmaznia:
- a pénzt felvevő tag / tisztségviselő vagy alkalmazott neve
- a pénz felvételének időpontja
- a kiadási pénztárbizonylat száma
- az elszámolásra felvett összeg
- az elszámolás tényleges időpontja
- a ténylegesen felhasznált összeg
- a bevételi bizonylat sorszáma
Előleg bekérő:
Ha előzetesen bekéri a vállalkozás a szolgáltatásainak, termékeinek ellenértékét, akkor előlegbekérő levelet kell kiállítania. Fontos jellemzője, hogy ez nem számla, azaz áfa fizetési kötelezettség sem keletkezik. A pénz beérkezésekor előlegszámlát kell kiállítani, mely után már keletkezik áfa fizetési kötelezettség!
Az előrefizetést a Megrendelőnek a Szolgáltató által kiállított előleg bekérő levél fizetési határidejéig kell teljesíteni. Abban az esetben, ha az előleg bekérőben foglaltaknak a Megrendelő nem tesz eleget, úgy Szolgáltató az adott megrendelést nem köteles elfogadni, illetve a már létrejött szerződés(ek)t azonnali hatállyal felmondhatja, továbbá Szolgáltató az ellenérték beérkezéséig (számláján történő jóváírásig) nem köteles a szolgáltatás nyújtására.
Előleg számla:
Az előlegszámlán szereplő teljesítési időpont csak az a dátum lehet, amikor a kapott előleg a bankszámlánkra megérkezett.
Az előlegszámlát is csak akkor lehet helyesbíteni, ha azok az esetek fennállnak, melyeket az áfa törvény felsorol:
- az áthárított adó összegét, vagy az annak megállapításához szükséges tételeket (adóalap) módosítják,
- vagy az adót utólag kívánják felszámítani és áthárítani.
Az értékesítés teljesítését követően a teljes ellenértékről számlát kell kibocsátania az eladónak. Mégpedig úgy, hogy a pénzügyileg teljesítendő végösszegből levonja az előlegszámlán szereplő összeget.
Jelenléti ív:
Ahhoz, hogy egy bérszámfejtés a törvényeknek és rendelkezéseknek megfelelően történjen nagyon fontos, hogy a jelenléti ív pontosan legyen kitöltve.
Szerepelnie kell rajta:
- érkezés ideje, távozás ideje dolgozó aláírása
- szabadság napjainak pontos feltüntetése
- betegség napjainak pontos feltüntetése
- egyéb igazolt vagy igazolatlan távolét pontos feltüntetése
A jelenléti ívet minden bérszámfejtés előtt le kell adni a bérszámfejtőnek. Ennek hiányában az esetleges adóellenőrzés során nem lehet hitelt érdemlően bizonyítani, hogy a munkáltató betartja a munkaidőre, a pihenőidőre vonatkozó szabályokat, illetve, hogy a munkavállaló bére, juttatása ennek megfelelően lett megállapítva.
Köztartozásmentes adózói adatbázis:
- Mik a feltételei a köztartozásmentes adózói adatbázisba történő szereplésnek?
Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (továbbiakban: Art.) 178. § 32. pontja értelmében a köztartozásmentes adózói adatbázis: az állami adóhatóság honlapján közzétett, az adózó nevét, elnevezését, adószámát tartalmazó nyilvántartás, amely azokat az adózókat tartalmazza, akiknek/amelyeknek az alábbi együttes feltételek szerint
- a közzétételt megelőző hónap utolsó napján nincs az állami adóhatóságnál és vámhatóságnál nyilvántartott nettó adótartozása, valamint köztartozása;
- nincs behajthatatlanság címén nyilvántartott, de el nem évült adótartozása;
- nyilatkozata alapján a közzétételt megelőző hónap utolsó napjáig esedékes bevallási és befizetési kötelezettségének maradéktalanul eleget tesz/tett;
- adószámát nem függesztették fel;
- nem áll csődeljárás, végelszámolás illetve felszámolási eljárás alatt;
- csoportos adóalanyiság esetén a csoportos adóalanynak nincs általános forgalmi adó tartozása;
- nem minősül adó megfizetésére kötelezettnek.
- Milyen előnyei vannak a köztartozásmentes adózói adatbázisban történő szereplésnek?
Az Art. 36/A. §-ának (1) bekezdése szerint a közbeszerzések teljesítéséhez kapcsolódóan a közbeszerzésekről szóló törvény (a továbbiakban: Kbt.) szerinti nyertes ajánlattevő és a Kbt. szerinti alvállalkozók közötti szerződések, valamint minden további, a polgári jog szerinti alvállalkozók között megkötött vállalkozási szerződések alapján történő, a havonta nettó módon számított 200 000 forintot meghaladó kifizetésnél a kifizetést teljesítő az igénybevett alvállalkozónak a teljesítésért – visszatartási kötelezettség nélkül – abban az esetben fizethet, ha
a) az alvállalkozó bemutat, átad vagy megküld a tényleges kifizetés időpontjától számított 30 napnál nem régebbi nemlegesnek minősülő együttes adóigazolást, vagy
b) az alvállalkozó a kifizetés időpontjában szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban.
Vagyis az adózónak nem kell nemleges együttes adóigazolást beszereznie, a közbeszerzések teljesítéséhez kapcsolódóan akkor is kifizethetnek számára, ha szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban. A köztartozásmentes adózói adatbázis használata 2009. szeptember 1-jét követően jelentősen kibővült az egyes kormányrendeleteknek az adminisztratív terhek csökkenését célzó módosításáról szóló 163/2009. (VIII. 6.) Korm. rendeletben, az egyes miniszteri rendeleteknek a köztartozásmentes adózói adatbázissal kapcsolatos módosításáról szóló 20/2009. (VIII. 14.) NFGM rendeletben és 24/2009. (VIII. 19.) ÖM rendeletben foglaltaknak megfelelően.
Ennek megfelelően az addig szükséges adóigazolás bemutatása nem szükséges a köztartozásmentes adózói adatbázisban történő szereplés esetén például – a teljesség igénye nélkül – az alábbi eljárásoknál:
- Kincstári vagyonértékesítés
- Személyszállító szolgáltatás engedélyezése
- Nappali ellátást nyújtó szociális intézmény működésének engedélyezése
- Sport célú ingatlanok elidegenítése, terhelése
- Szociális szolgáltató működésének engedélyezése
- Postai szolgáltatások engedélyezése
- Bentlakásos szociális intézmény működésének engedélyezése
- Haditechnikai termékek gyártása és a haditechnikai szolgáltatások nyújtása engedélyezése
- Szociális foglalkoztatás engedélyezése
- Társadalmi Megújulás Operatív Program előirányzatából nyújtott támogatás